Administrative Assistant

Propósito General del Puesto

Asistir en tareas administrativas y operativas de la oficina y apoyar a otras áreas de la empresa cuando le sea requerido. Atiende la recepción de la empresa.

Principales Funciones y Responsabilidades

• Recibir las llamadas entrantes, redireccionarlas a las extensiones correctas y entregar los mensajes de los que tome nota.

• Recibir cordialmente a los visitantes, de acuerdo con los procedimientos internos de la empresa.

• Llevar el control mensual del inventario de los suministros de oficina, comunicar artículos a reponer.

• Cotizar y dar apoyo al proceso de compras de suministros.

• Apoyar en la coordinación del servicio de mensajería.

• Asistir en el proceso de cobros según le solicite su supervisor inmediato.

• Coordinar las actividades de reconocimiento a colaboradores, según se requiera.

• Apoyar en la logística y en los eventos de capacitación, según se le solicite.

• Apoyar en la organización de eventos con clientes y staff invitado, según se le solicite.

• Brindar apoyo en supervisión de las labores del personal de limpieza, según se requiera.

• Apoyar en las funciones de las asistentes de comercial e ingeniería, durante las vacaciones de estas dos posiciones.

• Apoyar al Gerente de Recursos Humanos en tareas administrativas / operativas, según se le requiera.

• Sugerir proactivamente aspectos que conlleven a una mejora continua de la posición.

• Cumplir con los requisitos de seguridad de la información, ciberseguridad y protección de la privacidad establecidos en la organización.

• Realizar otras funciones en congruencia con el ámbito de su competencia que sean requeridas por el supervisor inmediato, Gerente de Recursos Humanos o la Gerencia General.