Meeting Coordinator

Scandic Infra City ligger en kvart ifrån Arlanda och är Nordens ledande kongress- och möteshotell, som dessutom har en egen inomhusträdgård. Vårt främsta fokus är konferens, event och mässor, vilket innebär en stor variation av gäster och besökare. Vi erbjuder våra medarbetare en rolig och utmanande arbetsplats i en unik hotellmiljö!

Är du den som älskar när allt sitter på plats – från den stora helheten till den allra minsta detaljen? Har du ett naturligt driv, ett varmt leende och förmågan att ligga steget före? Då kan du vara vår nästa stjärna!
Vi söker nu en meeting coordinator till vår fantastiska mässhall. Hos oss får du en central roll i planeringen och genomförandet, där du blir den viktiga länken mellan gästen, kunden och våra interna team. I mässhallen arrangeras allt ifrån mässor och banketter till konferenser och event.

Vad är innebär rollen?

Inom meeting coordination arbetar du både med planering och drift av mässor och events. Du är spindeln i nätet och ser till att varje bokning är korrekt, att all information är tydlig och komplett och att våra gästers upplevelse alltid står i fokus.
Du ansvarar för att planera och koordinera kundens arrangemang från idé till genomförande. Det innebär att du har ett öga för detaljer, säkerställer att alla delar faller på plats och skapar bästa möjliga förutsättningar för ett lyckat event.

Du kommer bland annat att:

• Planera och koordinera mässor, events, större banketter och konferenser
• Säkerställa att bokningar, tider, lokaler, teknik, mat och andra detaljer är korrekta och tydligt kommunicerade
• Driva merförsäljning
• Hantera ändringar/avbokningar efter avbokningsdagen
• Vara kontaktperson och bollplank för kunden inför och under arrangemanget
• Samarbeta tätt med hotellets olika avdelningar för att skapa en sömlös gästupplevelse
• Genomföra och delta på interna möten och säkerställa att all information kommer ut till hotellets driftavdelningar
• Vara närvarande och behjälplig i driften och snabbt kunna hantera förändringar och önskemål
• Efter eventet ansvara för att hålla uppföljningssamtal efter utfört arrangemang med kunden samt säkerställa att slutfakturan skickas och hanteras på ett korrekt sätt
• Hålla i hotellvisningar

Vem är du?

Vi tror att du är en person som gillar struktur och trivs när tempot varierar. Du har lätt för att skapa ordning, hålla koll på många saker samtidigt och se detaljer som andra kanske missar. Du tycker om att ta ansvar, är trygg i att fatta beslut och har en naturlig känsla för service.

Som person är du:

• Strukturerad och organiserad – du har koll på läget, även när det händer mycket
• Detaljfokuserad – du vet att det ofta är de små detaljerna som gör den stora skillnaden
• Kommunikativ – du skapar tydlighet och bygger goda relationer med både kunder och kollegor
• Serviceinriktad och prestigelös – ett positivt bemötande där gästen alltid är i fokus
• Positiv och energisk – du möter människor med ett leende och sprider bra energi omkring dig

Information om tjänsten

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid.

Vi tillämpar provanställning. Din närmsta chef kommer att vara vår meeting -& event manager. Tjänsten är huvudsakligen förlagd till dagtid, men kvälls- och helgpass förekommer vid behov. Start är så snart som möjligt.

Vi tar enbart emot ansökningar via vår hemsida. Alla ansökningar kommer att behandlas löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag, varför vi ber dig att ansöka så snart som möjligt. I denna rekrytering använder vi oss av ett enklare test om service vid urvalet.

Vi ser fram emot att välkomna dig till oss på Scandic!

Ps. på vår hemsida kan du läsa mer om vår kultur, vad tjänsten innebär och om våra förmåner!

Kvalifikationer vi söker:

Erfarenhet från hotell-, konferens-, mötes- eller eventverksamhet

Vana av att planera, koordinera och följa upp möten, konferenser eller event

God datorvana och erfarenhet av att arbeta med Outlook och olika hotellsystem

Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Förmåga att arbeta självständigt, ta ansvar och fatta beslut i den dagliga driften

Stark känsla för service och kundbemötande