Grants & Partnership Officer

CADRE CONTEXTUEL

Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) est une organisation non gouvernementale internationale d’origine norvégienne, présente dans plus de 25 pays à travers le monde. Il intervient en République démocratique du Congo depuis 2001. Ses programmes couvrent notamment l’Éducation, la Réponse rapide aux mouvements de populations (RRM), la Protection et la Médiation humanitaire, les Abris, l’Eau, l’Hygiène et l’Assainissement (WASH), ainsi que l’Information, le Conseil et l’Assistance juridique (ICLA) en faveur des populations déplacées.

Le bureau pays de la RDC intervient actuellement dans deux provinces de l’est de la RDC, l’Ituri et le Nord-Kivu, et étend progressivement ses activités au Sud-Kivu. Dans le cadre de cette expansion, le NRC recherche un(e) Area Operations Manager afin d’appuyer le développement et la mise en œuvre de ses activités dans la province du Sud-Kivu.

Sous la supervision du/de la Grants Manager, le/la Grants & Partnership Officer contribue au bon fonctionnement et à l’efficacité du département Grants & Partnerships de NRC RDC en assurant le suivi des échéances, la mise à jour des outils, la gestion documentaire du PCM et du cycle de partenariat, ainsi que la consolidation et l’archivage des informations clés.

Il/elle veille à la qualité, la fiabilité, la traçabilité et l’accessibilité des informations nécessaires au suivi des subventions et partenariats, en étroite collaboration avec les équipes Grants, Partnerships, Programme, Finance, MEAL, Risk & Compliance et les Area Offices.

Rôle et responsabilités

Le/la Grants&Partnership Officer appuie le fonctionnement du département Grants & Partnerships en assurant la disponibilité, la qualité et la mise à jour des informations et outils nécessaires à une gestion efficace des subventions et partenariats.Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Grants Manager, le Grants Coordinator, le Partnership Coordinator ainsi qu’avec les équipes Programme, Finance, MEAL, Risk & Compliance et les Area Offices.

Le titulaire devra :

Responsabilités Génériques

• Contribuer à l’application des politiques, procédures, standards et outils NRC relatifs aux Grants, aux partenariats et au Project Cycle Management.
• Assurer la mise à jour régulière et la qualité des outils de suivi du département Grants & Partnerships.
• Contribuer au suivi des principales échéances contractuelles et internes relatives aux Grants et aux partenariats.
• Assurer une gestion documentaire structurée, harmonisée et accessible des dossiers Grants & Partnerships.
• Contribuer à la disponibilité et à la traçabilité de la documentation requise dans le cadre des audits, revues internes et autres exercices de conformité.
• Contribuer au suivi des indicateurs de performance Grants & Partnerships et à la production d’analyses permettant d’identifier les domaines d’amélioration.
• Favoriser la capitalisation et le partage des apprentissages issus de la gestion des projets et des partenariats.

Responsabilités Spécifiques

1. Suivi des portefeuilles Grants & Partnerships et des échéances

• Assurer la mise à jour régulière du Grants Tracker et des outils de suivi des partenariats, en collaboration avec les membres du département.
• Suivre les principales échéances relatives aux Grants, notamment les rapports bailleurs, amendements, clôtures et autres livrables contractuels.
• Suivre, en collaboration avec le Partnership Coordinator, les principales échéances relatives aux accords de partenariat, livrables des partenaires, évaluations et autres étapes du cycle de partenariat.
• Produire et diffuser mensuellement un calendrier consolidé des principales échéances Grants & Partnerships.
• Alerter en temps utile le Grants Manager et les membres concernés du département sur les échéances nécessitant une action ou présentant un risque de retard.
• Contribuer à la fiabilité et à la cohérence des informations renseignées dans les différents outils de suivi du département.

2. Suivi du PCM et du cycle de partenariat

• Développer, mettre à jour et administrer le PCM Tracker permettant de suivre la complétude des principales étapes du Project Cycle Management pour chaque projet.
• Collecter et organiser, avec les équipes concernées, la documentation permettant de démontrer la réalisation des différentes étapes et exigences du PCM.
• Appuyer le Partnership Coordinator dans le suivi documentaire des différentes étapes du cycle de partenariat, notamment l’identification, l’évaluation, la contractualisation, la mise en œuvre, les revues et la clôture des partenariats.
• Contribuer à la mise à jour des outils de suivi permettant de visualiser le niveau de complétude des différentes étapes du cycle de partenariat.
• Centraliser et maintenir accessible la documentation de référence relative aux standards Grants, PCM et Partnerships de NRC.
• Identifier les documents, informations ou étapes manquants dans les dossiers Grants & Partnerships et en assurer le suivi auprès des personnes responsables.
• Produire périodiquement une synthèse du niveau de complétude des dossiers et signaler les principaux écarts au Grants Manager et, pour les partenariats, au Partnership Coordinator.

3. Gestion documentaire et archivage Grants & Partnerships

• Structurer et maintenir le Grants Live et les espaces documentaires Partnerships conformément aux principes de gestion documentaire du département.
• Assurer un archivage harmonisé de la documentation Grants & Partnerships dans le Filing Tree et les autres espaces institutionnels applicables.
• Élaborer et maintenir des principes simples et harmonisés d’archivage pour l’ensemble du département.
• Assurer l’archivage systématique des accords de financement, contrats, amendements, correspondances contractuelles et autres documents Grants pertinents.
• Assurer, en collaboration avec le Partnership Coordinator, l’archivage systématique des documents relatifs aux partenariats, notamment les évaluations, due diligence, accords de partenariat, amendements, plans d’action, rapports et documents de clôture.
• Coordonner avec les membres du département l’archivage régulier des documents relevant de leurs dossiers respectifs.
• Assurer, lorsque requis, l’organisation et la conservation de la documentation physique du département.
• Veiller à ce que les dossiers Grants & Partnerships soient complets, facilement identifiables, accessibles et traçables.

4. Conformité documentaire, audits et apprentissage

• Appuyer la préparation des audits, contrôles et revues en assurant la disponibilité et l’organisation de la documentation Grants & Partnerships requise.
• Collaborer avec les Grants Coordinators, le Partnership Coordinator et les autres fonctions concernées pour identifier et collecter les documents manquants.
• Maintenir une documentation structurée des principales observations et recommandations issues des audits et revues relatives aux Grants et aux partenariats.
• Capitaliser les enseignements pertinents issus des audits, revues de projets, revues de partenariats et expériences des projets précédents.
• Contribuer à la diffusion des leçons apprises et bonnes pratiques auprès du département afin de prévenir la répétition des écarts identifiés.
• Appuyer le suivi documentaire des plans d’action et mesures d’amélioration relevant du département Grants & Partnerships.

5. Suivi de la performance Grants & Partnerships

• Collecter et consolider les données nécessaires au suivi des indicateurs BSC (Balanced Scorecard) relevant du département.
• Alimenter les indicateurs BSC relatifs aux Grants.
• Alimenter, en collaboration avec le Partnership Coordinator, les indicateurs BSC relatifs aux partenaires de mise en œuvre.
• Alimenter les indicateurs BSC relatifs aux partenariats de consortium.
• Produire des analyses trimestrielles sur la performance de la gestion des dossiers Grants & Partnerships, notamment en matière de respect des échéances, complétude des dossiers, respect des étapes PCM/cycle de partenariat et qualité de l’archivage.
• Identifier les tendances, écarts récurrents et domaines nécessitant une attention particulière.
• Proposer au Grants Manager des mesures concrètes d’amélioration des outils, processus et pratiques du département.
• Contribuer au suivi de la mise en œuvre des actions d’amélioration convenues.

6. Communication et gestion de l’information Grants & Partnerships

• Contribuer à l’élaboration et à l’application de principes de communication interne du département Grants & Partnerships.
• Faciliter la diffusion structurée des échéances, informations, standards, outils et apprentissages pertinents auprès des équipes concernées.
• Maintenir accessibles les principaux documents de référence, templates, procédures et outils Grants & Partnerships.
• Contribuer à la circulation régulière de l’information entre les différentes fonctions du département.
• Veiller à la cohérence et à l’accessibilité des informations Grants & Partnerships communiquées aux différentes parties prenantes internes.

Compétences

Dans le cadre de ce recrutement, NRC cherche à recruter un candidat disposant des compétences et aptitudes professionnelles suivantes :

Compétences Professionnelles Générales

• Diplôme universitaire pertinent en gestion de projet, sciences sociales, développement international, administration, économie ou domaine similaire, Les candidatures de personnes justifiant d’un diplôme de niveau inférieur mais d’au moins 4 années d’expérience professionnelle sur des postes similaires pourront être considérées),
• Minimum de 1 années d’expérience professionnelle pertinente, idéalement dans la gestion de projets, de subventions ou de partenariats dans le secteur humanitaire ou du développement.
• Bonne compréhension du cycle de gestion de projet.
• Une connaissance des principes de gestion du cycle de partenariat constitue un atout.
• Expérience dans la gestion documentaire, le suivi d’échéances et l’utilisation d’outils de suivi.
• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.
• Bonnes capacités d’analyse et aptitude à consolider et présenter des informations de manière structurée.
• Très bonne maîtrise de Microsoft Excel, Word et des outils collaboratifs de gestion documentaire.
• Excellente maîtrise écrite et orale du français ; connaissance professionnelle de l’anglais souhaitée.
• Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte
• Expérience dans un environnement humanitaire complexe et impliquant plusieurs projets et partenaires simultanément.
• Capacité à travailler de manière transversale avec plusieurs départements et bureaux terrain.
• Grande rigueur dans la gestion, la vérification et l’organisation des informations.
• Capacité à gérer plusieurs échéances simultanément et à identifier rapidement les risques de retard ou les informations manquantes.
• Une expérience de travail avec des ONG nationales/locales ou dans des projets mis en œuvre en partenariat constitue un atout.
• Connaissance du contexte humanitaire de la RDC constitue un atout

« Toute candidature postée en retard ne sera pas prise en considération, les dossiers papiers en dur ne sont pas reçus ».

Les éléments à attacher au dossier sont les suivants : Le CV détaillé et actualisé, la lettre de motivation, les copies des diplômes, les certificats ou attestations des formations professionnelles suivies dans le domaine (si disponible), les attestations des services rendus antérieurement et la copie de la carte d’identité.

« La copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM est vivement recommandée dans le dossier de candidature à joindre »

The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee.

Join us in assisting millions of people in areas where others cannot, tackling some of the world's most dangerous and difficult crises. Bring your skills and dedication to an organisation recognised for providing high quality aid and for defending the rights of refugees and internally displaced people.

At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion.

Together, we save lives and rebuild futures.

Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to:

• treat everyone with respect and dignity

• contribute to building a safe environment for all

• never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH)

• always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH