HR Assistant

DEADLINE FOR APPLICATIONS

15 September 2026-23:59-GMT-04:00 Atlantic Standard Time (Santo Domingo)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP?

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

El puesto tiene como finalidad proporcionar apoyo operativo y administrativo especializado para garantizar la prestación eficiente de servicios dentro de la organización. Los titulares pueden desempeñar funciones de apoyo a equipos, unidades o áreas específicas en oficinas de país, despachos regionales o la Sede, trabajando con un alto grado de autonomía y asegurando la correcta ejecución de procesos estándar.

En el contexto de esta asignación, el puesto brindará apoyo temporal al área de Recursos Humanos para fortalecer e implementar iniciativas relacionadas con bienestar, diversidad, inclusión y cultura de respeto en la Oficina País. Sus responsabilidades incluyen apoyar actividades de comunicación, sistematización y análisis de información, elaboración de materiales, seguimiento de datos y coordinación de acciones de sensibilización.

La asignación busca ampliar la capacidad operativa del equipo de Recursos Humanos, contribuir al cumplimiento oportuno del plan de trabajo del área, facilitar la toma de decisiones basada en evidencia y promover un entorno laboral seguro, inclusivo y orientado al bienestar del personal.

Job Title : Asistente de Recursos Humanos

Type of contract : SSA-5

Unit : Recursos Humanos

Duty Station : Quito

Duración : 6 meses

Background and purpose of the assignment

El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) es la organización humanitaria más grande del mundo, enfocada en salvar vidas durante emergencias y construir medios de vida sostenibles para las poblaciones más vulnerables. En Ecuador, WFP trabaja con el Gobierno Nacional, organismos internacionales, donantes, sector privado y organizaciones de la sociedad civil para fortalecer la seguridad alimentaria, la resiliencia climática, la protección social y la integración socioeconómica de poblaciones vulnerables.

En el marco de la creciente demanda operativa del Programa Mundial de Alimentos (WFP) en Ecuador y de la necesidad de garantizar una gestión eficiente, oportuna y alineada con las políticas institucionales de Recursos Humanos, se requiere la contratación de un Asistente de Recursos Humanos bajo modalidad SSA para brindar apoyo técnico y administrativo a los procesos de gestión de talento. Esta posición contribuirá a la adecuada implementación de las políticas, procedimientos y servicios de Recursos Humanos, especialmente en actividades relacionadas con selección de personal, administración de personal, mantenimiento de registros, elaboración de documentación, generación de reportes, incorporación de nuevos colaboradores y apoyo a iniciativas de fortalecimiento de la cultura organizacional.

Asimismo, permitirá asegurar la atención oportuna de consultas, la actualización de información en los sistemas corporativos y la coordinación con áreas internas, fortaleciendo la capacidad de la oficina para ofrecer servicios de Recursos Humanos estratégicos, eficientes y centrados en las personas, en apoyo al cumplimiento de los objetivos institucionales del WFP en el país.

El/la titular del puesto rinde cuentas al Oficial de Recursos Humanos . En este nivel, el titular debe asumir la responsabilidad de llevar a término toda una serie de actividades de recursos humanos que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, puede recomendar una determinada línea de acción en su esfera de competencia y quizá deba proporcionar orientación a otros funcionarios

Finalidad del Puesto: Realizar una serie de tareas de recursos humanos para apoyar la aplicación precisa de las políticas y procedimientos del PMA y facilitar el funcionamiento eficaz de los servicios de recursos humanos estratégicos y centrados en el cliente

Accountabilities/ Responsibilities

Proporcionar asistencia en las consultas generales sobre recursos humanos y las medidas de seguimiento correspondientes, para garantizar que se presten a los clientes servicios de recursos humanos coherentes y de alta calidad.

          Proporcionar orientación y capacitación en el empleo a otros miembros del personal, para apoyar su desarrollo y aumentar el conocimiento de los sistemas y procedimientos en materia de recursos humanos necesarios para el desempeño de sus funciones.

            Actuar de enlace con otras dependencias internas u oficinas en los asuntos relacionados con los recursos humanos (como la nómina, los contratos, etc.), y facilitar la información necesaria para que los servicios de recursos humanos puedan prestarse oportunamente.

       Extraer y compilar datos de recursos humanos acerca de la contratación y selección de personal, las condiciones contractuales, los derechos, el desempeño y los requisitos de formación, para apoyar las necesidades de análisis y presentación de informes.                

Prestar apoyo administrativo en diversas actividades de recursos humanos en las esferas de actividad asignadas por el funcionario del cuadro orgánico, incluida la acogida de nuevos miembros del personal de conformidad con los procesos y procedimientos pertinentes.

     Mantener expedientes del personal confidenciales, bases de datos de recursos humanos y archivos, para garantizar que los datos y los ficheros se almacenen con precisión y se actualicen de conformidad con las normas establecidas.        

 Elaborar los diversos documentos de recursos humanos que se necesiten en la esfera de actividad específica (por ejemplo, contratos de trabajo, cartas de traslado, documentos relacionados con la capacitación, etc.), garantizando la exactitud y respetando los plazos establecidos.

Utilizar los sistemas de gestión de recursos humanos para introducir y actualizar una amplia gama de datos, y prestar asistencia en el seguimiento de los diversos plazos, garantizando el cumplimiento de los plazos establecidos y la precisión de los datos.

     Apoyar el despliegue del personal y las medidas administrativas conexas, incluida la preparación de informes básicos, para facilitar un servicio de recursos humanos eficiente que permita al PMA responder rápidamente a una crisis.

Apoyo en la implementación de iniciativas de fortalecimiento de cultura organizacional .

Deliverables at the end of the contract

Procesos de selección gestionados y debidamente documentados, incluyendo publicaciones, organización de postulaciones, filtros curriculares iniciales y seguimiento de candidatos

Documentos de Recursos Humanos preparados y organizados, incluyendo contratos, cartas, formularios y documentos de incorporación.

Sistemas, bases de datos y registros de Recursos Humanos actualizados con información precisa.

Coordinaciones administrativas con otras dependencias internas u oficinas realizadas y documentadas.

Actividades de incorporación y acogida de nuevos miembros del personal apoyadas y organizadas.

Contratos, vencimientos y plazos administrativos registrados y actualizados en las herramientas de seguimiento.

Sesiones informativas y actividades de orientación sobre procedimientos de Recursos Humanos apoyadas y coordinadas.

Iniciativas de fortalecimiento de la cultura organizacional apoyadas, coordinadas, y documentadas conforme a las orientaciones de la supervisión

Reportes básicos y consolidados de actividades de Recursos Humanos preparados de acuerdo con los requerimientos de la supervisión.

Qualifications & Experience Requiered

Education.- Formación de tercer nivel en administración, psicología organizacional, desarrollo organizacional, recursos humanos o áreas afines .

Experience : Al menos 5 años de experiencia en : gestión y aplicación de políticas y procedimientos de Recursos Humanos, gestión de actividades específicas de servicios de recursos humanos (p. ej: reclutamiento, contratación, administración de personal, etc), orientación a personal menos experimentado, organización de sesiones informativas en proceso de incorporación, así como experiencia apoyando iniciativas de fortalecimiento organizacional .

Knoweledge skills.-

Habilidades de comunicación, sistematización de información, atención al detalle y precisión. Manejo de Office. Manejo grupos y dinámicas. Capacidad de trabajo autónomo y colaborativo.

Language : Ingles nivel B2

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WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.
• We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
• If you experience technical issues while submitting your application, you may contact us at global.hrerecruitment@wfp.org. Please note that this email is only for technical issues with an application - unsolicited applications or documents sent to this inbox will not receive a reply.
• At the application stage, the only required documents are your CV and Cover Letter. Additional documents (passport, certificates, recommendation letters, etc.) may be requested later in the process.
• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process.

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.