Account Assistant - Auxiliar Administrativo/a Contable

TAREAS CRÍTICAS

Resumen del trabajo

Comprobar las cifras, las contabilizaciones y los documentos para que se introduzcan correctamente, la exactitud matemática y los códigos adecuados. Organizar, asegurar y mantener todos los archivos, registros, efectivo y equivalentes de efectivo de acuerdo con las políticas y procedimientos. Registrar, almacenar, acceder y/o analizar la información financiera informatizada. Mantener hojas de cálculo electrónicas precisas para los datos financieros y contables. Clasificar, codificar y resumir datos numéricos y financieros para compilar y mantener registros financieros, utilizando diarios, libros de contabilidad y/o ordenadores. Preparar, mantener y distribuir informes y cuadros estadísticos, financieros, contables y de auditoría. Completar los procedimientos e informes de cierre del período según lo especificado. Preparar, revisar, conciliar y emitir recibos, facturas y estados de cuenta de acuerdo con los procedimientos de la empresa.

Seguir todas las políticas y procedimientos de la empresa; garantizar que el uniforme y la apariencia personal sean limpios y profesionales; mantener la confidencialidad de la información de propiedad; proteger los activos de la empresa; proteger la privacidad y la seguridad de los huéspedes y los compañeros de trabajo. Atender las necesidades de servicio de los huéspedes de manera profesional, positiva y oportuna. Hablar con otras personas utilizando un lenguaje claro y profesional; preparar y revisar documentos escritos de forma precisa y completa; contestar al teléfono utilizando la etiqueta adecuada. Mover, levantar, transportar, empujar, tirar y colocar objetos con un peso inferior o igual a 5 kilos sin ayuda. Desarrollar y mantener relaciones de trabajo positivas con los demás; apoyar al equipo para alcanzar objetivos comunes; escuchar y responder adecuadamente a las preocupaciones de otros empleados. Realizar otras tareas de trabajo razonables según lo solicitado por los supervisores.

Políticas y procedimientos

• Mantener la confidencialidad de los materiales e información de propiedad.
• Proteger la privacidad y la seguridad de los invitados y los compañeros de trabajo.
• Seguir las políticas y procedimientos de la empresa y del departamento.
• Realizar otras tareas razonables según lo soliciten los supervisores.

Relaciones con los huéspedes

• Atender las necesidades de servicio de los huéspedes de manera profesional, positiva y oportuna.

Comunicación

• Hablar con los clientes y los compañeros de trabajo utilizando un lenguaje claro, apropiado y profesional.
• Contestar al teléfono utilizando la etiqueta adecuada, lo que incluye responder al teléfono antes de que suenen tres timbres, contestar con una sonrisa en la voz, utilizar el nombre de la persona que llama, transferir las llamadas a la persona o departamento adecuado, pedir permiso antes de poner a la persona en espera, tomar y transmitir mensajes y permitir que la persona que llama finalice la llamada.
• Hablar y escuchar a otros empleados para intercambiar información de forma eficaz.

Trabajar con otros

• Apoyar a todos los compañeros de trabajo y tratarlos con dignidad y respeto.
• Desarrollar y mantener relaciones de trabajo positivas y productivas con otros empleados y departamentos.

Tareas físicas

• Introducir y localizar información relacionada con el trabajo utilizando ordenadores y/o sistemas de punto de venta.
• Mover, levantar, transportar, empujar, tirar y colocar objetos con un peso inferior o igual a 5 kilos libras sin ayuda.

Finanzas y contabilidad general

• Comprobar las cifras, las contabilizaciones y los documentos para verificar la introducción correcta, la exactitud matemática y los códigos adecuados.
• Registrar, almacenar y/o analizar la información utilizando software de propiedad.
• Organizar, asegurar y mantener todos los archivos y registros de acuerdo con las políticas y procedimientos de retención de documentos y confidencialidad.
• Acceder a la información financiera informatizada para responder a preguntas generales y a las relacionadas con cuentas específicas.
• Clasificar, registrar y resumir datos numéricos y financieros para compilar y mantener registros financieros, utilizando diarios, libros de contabilidad y/o ordenadores.
• Mantener hojas de cálculo electrónicas precisas para los datos financieros y contables.
• Completar los procedimientos e informes de cierre del período según lo especificado.
• Preparar, mantener y distribuir informes y cuadros estadísticos, financieros, contables y de auditoría.
• Controlar y asegurar el efectivo y los equivalentes de efectivo para la propiedad de acuerdo con la política y los procedimientos de manejo de efectivo.
• Codificar documentos de acuerdo con las políticas y procedimientos de la empresa.
• Generar informes financieros/contables a partir del sistema informático según sea necesario..

Competencias críticas

Capacidades analíticas

• Cálculo aritmético
• Habilidades informáticas
• Aprendizaje

Atributos personales

• Integridad
• Confiabilidad

Habilidades interpersonales

• Trabajo en equipo
• Habilidades interpersonales

Organización

• Orientación de los detalles

Comunicaciones

• Conocimiento de la lengua inglesa

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