Assistant(e) d'Agence – Accueil & Travaux

GTM Sud, filiale de VINCI Construction en France , est un acteur majeur du génie civil et des travaux publics dans le Sud de la France.

Les équipes interviennent sur des projets techniques à forte complexité : infrastructures de transport, ouvrages d’art, aménagements urbains, opérations industrielles et environnements sensibles (aéroports, sites spécifiques).

Implantée historiquement à Marseille, l’entreprise s’appuie sur un savoir-faire reconnu pour mener à bien des projets exigeants au cœur des territoires.

Dans ce cadre, nous recherchons un(e) Assistant(e) d'Agence – Accueil & Travaux F/H pour renforcer notre équipe, basé(e) au sein de notre agence.

Vos missions

Accueil & Gestion administrative de l'agence (50 %)

• Assurer l’accueil physique des visiteurs, clients, partenaires et collaborateurs

• Gérer le standard téléphonique et orienter les interlocuteurs vers les bons contacts

• Réceptionner, distribuer et expédier le courrier et les colis

• Gérer les salles de réunion et participer à l’organisation logistique des rendez-vous

• Assurer diverses tâches administratives liées à la vie de l’agence
  Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil et contribuer à l’image de l’entreprise

Secrétariat Travaux & Suivi administratif des chantiers (50 %)

• Préparer, relire et mettre en forme les contrats de sous-traitance, avenants et lettres de commande

• Assurer le suivi des demandes d’agrément des sous-traitants
  Suivre les documents administratifs (assurances, conformité réglementaire, habilitations)

• Garantir la mise à jour et le classement des dossiers administratifs des opérations

• Assurer l’archivage des documents selon les standards du Groupe

• Assurer le secrétariat des équipes travaux (courriers, documents, suivi administratif)

• Participer au bon fonctionnement administratif de l’agence en lien avec les équipes internes et les partenaires externes
  Gérer les commandes de fournitures administratives et leur suivi

• Formation Bac +2 / Bac +3 en assistanat ou gestion

• Expérience minimum de 5 ans en environnement travaux publics / génie civil / industrie

• Maîtrise du Pack Office

• Rigueur, organisation et autonomie

• Bon relationnel et capacité à travailler avec des équipes techniques

• Rejoindre un acteur reconnu des travaux publics et du génie civil

• Participer à des projets techniques et structurants

• Intégrer une agence dynamique à Marseille

• Bénéficier de la solidité du Groupe VINCI

• Évoluer dans un environnement concret et opérationnel