Procurement Officer

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO CRS

Título del puesto: Especialista de Adquisiciones (Hub) Reporta a: Gerente de Adquisiciones Departamento: Cadena de Suministros Banda salarial: 6

Resumen del puesto

El Especialista de Adquisiciones es responsable de coordinar las actividades y procesos de adquisiciones locales para obtener bienes y servicios en apoyo a la implementación de programas de alta calidad dirigidos a las personas pobres y vulnerables. La persona en el puesto aprovecha sus conocimientos y experiencia para coordinar exitosamente la calidad y eficiencia de las actividades de adquisiciones y compras, y asegurar la administración responsable, integridad, transparencia y rendición de cuentas.

Funciones y responsabilidades clave

• Coordinar sistemas y procedimientos operativos de adquisiciones plenamente conformes para el Guatemala, México y Nicaragua, evaluando su efectividad y eficiencia y recomendando mejoras. Contribuir a asegurar el cumplimiento de los principios, normas y políticas de adquisiciones de CRS, las regulaciones de los donantes y los requisitos legales locales.
• Colaborar con diversos departamentos de programas para desarrollar y mantener un plan de adquisiciones actualizado que incluya todos los requisitos necesarios, tales como cantidades, calidad, requisitos de entrega, entre otros, para bienes y servicios. Proporcionar información de precios para apoyar a los responsables de presupuesto en la preparación presupuestaria.
• Coordinar el proceso de búsqueda y selección de proveedores para asegurar la mejor relación calidad-precio. Las actividades clave incluyen evaluaciones de mercado y monitoreo de precios, definición de criterios de evaluación de proveedores, facilitación de procesos transparentes y consistentes de licitación y selección de proveedores, evaluación de la calidad y disponibilidad de bienes, y preparación de contratos u órdenes de compra.
• Comunicarse con otro personal de adquisiciones y con diversas unidades de programas y operaciones para coordinar y dar seguimiento a la entrega y recepción de bienes y servicios, y mantener a todas las partes informadas sobre el estado. Recopilar información para confirmar que los bienes, servicios entregados corresponden a lo solicitado en las cantidades y calidad correctas, que llegan según lo programado y al costo adecuado.
• Mantener correspondencia y contacto constante con proveedores y proveedores de cupones para dar seguimiento a la ejecución de los términos y condiciones contractuales, y gestionar cualquier asunto que sea necesario. Monitorear e informar sobre el desempeño de los proveedores, identificando problemas actuales o potenciales e ineficiencias, y apoyar en las modificaciones de contratos u órdenes de compra.
• Monitorear los acuerdos contractuales y coordinar con proveedores o contratistas el estado de los proyectos o servicios. Proporcionar regularmente informes de avance a la Gerencia de Adquisiciones.
• Responsable de asegurar la transparencia dentro del departamento de adquisiciones mediante una documentación completa, precisa y actualizada de todos los procesos de adquisiciones, expedientes de proveedores y bases de datos de adquisiciones e inventario, para apoyar el control y la rendición de cuentas. Preparar informes y facilitar la recuperación de documentos en caso de discrepancias en las entregas.

Requisitos básicos

• Licenciatura en Administración de Empresas o experiencia equivalente.
• Mínimo 2 años de experiencia laboral en gestión de adquisiciones/compras.

Requisitos deseables

• Experiencia en una organización internacional.
• Conocimiento de evaluaciones de mercado.
• Experiencia con Oracle ERP u otro sistema de gestión de adquisiciones.

Conocimientos, habilidades y capacidades

• Comprensión de los principios de adquisiciones, negociación de contratos y gestión de proveedores.
• Dominio de los paquetes de MS Office.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, incluso a través de Outlook y Teams. Capacidad de respuesta y actitud proactiva en un entorno de trabajo remoto.
• Buen conocimiento de las regulaciones de adquisiciones de diversos donantes (por ejemplo, UE, ONU).
• Conocimiento de regulaciones internacionales y nacionales de adquisiciones y de las condiciones del mercado local.
• Conocimiento de términos contractuales, así como capacidad comprobada para completar exitosamente órdenes de compra conforme a especificaciones.
• Buenas habilidades de planificación y coordinación, y capacidad para priorizar eficazmente prioridades contrapuestas.
• Buenas habilidades analíticas y capacidad para tomar decisiones dentro del alcance de la orientación definida y las expectativas de la agencia.
• Persona proactiva, orientada a resultados y al servicio, con enfoque en satisfacer las necesidades del cliente.

Idiomas deseables: Inglés

Viajes: Debe tener disposición y capacidad para viajar hasta un 15%, según las necesidades del programa de país.

Responsabilidades de supervisión: Ninguna

Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. Catholic Relief Services works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion or nationality. Catholic Relief Services’ relief and development work is accomplished through programs of emergency response, HIV, health, agriculture, education, microfinance, and peacebuilding. We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need. CRS’ processes and policies reflect our commitment to safeguarding children and vulnerable adults from abuse and exploitation.

CRS welcomes candidates from the countries and regions in which we work. In the event the successful candidate is an expatriate, the anticipated duration of the assignment is informed by a term limit, based on the type and level of the job and the needs of the agency.

CRS is committed to safeguarding program participants, community members, staff and volunteers from all forms of exploitation and abuse. The successful candidate is expected to sign and adhere to CRS´ Code of Conduct.

CRS talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people - especially children and vulnerable adults - to live free from abuse and harm.

Disclaimer: This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position.

CRS is an Equal Opportunity Employer.