Personal Assistant

A Just Vargas é uma consultora de recursos humanos que recruta, forma, acompanha, desafia e incentiva candidatos e empresas a tirarem o melhor proveito de seus talentos.

Atualmente, estamos a contratar um/a Personal Assistant, para um cliente internacional, de referência, na zona de Lisboa.

Procuramos um/a profissional capaz de assegurar suporte executivo de excelência, e garantir eficiência na tomada de decisão da Administração e do Board.

Principais responsabilidades

• Suporte executivo à Administração e ao Board, assegurando rigor, confidencialidade e eficiência;
• Gestão de agendas complexas, e com múltiplos interlocutores, garantindo alinhamento e antecipação de necessidades;
• Preparação de briefings, dossiers executivos e materiais de suporte à decisão;
• Gestão de correspondência institucional (email, chamadas, documentos), assegurando comunicação clara e profissional;
• Acompanhamento de decisões, follow-ups, monitorização de prioridades estratégicas;
• Relação com stakeholders internos, externos e membros do Board, garantindo alinhamento e representação institucional;
• Organização de reuniões de Board, gestão documental, arquivo confidencial e revisão de documentos, relatórios e apresentações;
• Planeamento e coordenação de reuniões internas e externas, incluindo logística, documentação e preparação de materiais estratégicos;
• Planeamento de viagens (voos, alojamento, transfers, logística) e organização de eventos corporativos e reuniões estratégicas de alto nível;
• Suporte à equipa de Fleet & Facilities em temas como viagens, catering e correio interno.

Requisitos

• Formação superior em Secretariado Executivo, Gestão, Administração ou área equivalente;
• Experiência comprovada como Executive Assistant, PA, Office Manager ou função similar em contexto executivo;
• Elevada capacidade de gestão de prioridades, autonomia e antecipação de necessidades;
• Competências de comunicação institucional e relacionamento com stakeholders corporativos;
• Domínio avançado de ferramentas de produtividade e organização (MS Office, gestão de agendas, videoconferência);
• Sentido de confidencialidade, discrição, resiliência e profissionalismo;
• Capacidade de atuar em ambientes exigentes, com múltiplos interlocutores e ritmo acelerado.

Perfil valorizado

• Proatividade;
• Capacidade de antecipação;
• Rigor;
• Atenção ao detalhe;
• Postura institucional;
• Maturidade profissional;
• Capacidade de lidar com informação sensível.
• Adaptabilidade;
• Foco em soluções.