Addetto Servizi Generali

Country Italy City MILAN

Area
Italy

Workplace location MILAN-VIA MONFALCONE 22(ITA) Employer company TotalEnergies Italia Servizi S.c.r.l. Domain General Services Type of contract Fixed term position Experience Minimum 3 years

Context & Environment

TotalEnergies has been present in Italy for over 70 years. Its activities encompass the entire energy sector, operating through various Business Units spread across the country.

TotalEnergies Italia Servizi is the subsidiary that provides tailored professional services to all Business Units in Italy, ensuring professionalism, sustainability, and progress.

At TotalEnergies, we invest in people and in developing their talent. We consider safety, health, and respect for human rights our priorities. Hence, we are committed to ensuring a safe, inclusive, and innovative professional environment where collaboration and listening are part of our model. We place people at the center, ensuring a balance between work and private life, promoting flexibility and well-being, company welfare, meal vouchers, within a culture that celebrates success and shares moments of conviviality.

TotalEnergies will review the received applications, giving care and attention to the values of Diversity and Inclusion.

Activities

La ricerca è rivolta a candidati appartenenti alle categorie protette ai sensi della Legge 68/99.

L’addetto ai SG deve svolgere le attività nel rispetto della normativa in vigore e del Modello 231 adottato dalla Società. Rispetta la Compliance, Il Codice di Comportamento, la Carta Etica, la Carta HSE e le procedure e regole della Filiale e della Compagnia promuovendone la diffusione e la corretta applicazione.

1. Erogazione servizi e gestione attrezzature:

• Assicurare la manutenzione, la funzionalità e la conservazione dei beni aziendali (impianti, arredi e attrezzature delle pertinenze di funzione).

• Assicurare la gestione (a mezzo sw SAP) delle richieste e degli ordini di beni e servizi e validazione fatture

• Organizzare e coordinare il servizio di Reception e vigilanza per le sedi di competenza assicurandone la massima efficienza

• Organizzare e coordinare l’allestimento delle postazioni di lavoro, delle sale riunioni, dei magazzini, degli archivi e degli spazi comuni.

• Gestire gli spazi comuni, assicurando l’adeguatezza e la funzionalità delle attrezzature nei locali break e nelle sale riunioni (acqua, frutta, caffè in cialde, etc.) negli uffici, intervenendo per minimizzare eventuali disservizi

• Assicurare l’erogazione del servizio di ristoro tramite i distributori automatici

• Mantenere un adeguato stock dei materiali consumabili per ufficio (cancelleria, ecc.) ed assicurarne il rifornimento

• Supporto alla redazione delle specifiche tecniche contrattuali, alla selezione e alle verifiche tecniche per i contratti di fornitori di beni e servizi

• Garantire il corretto svolgimento dei lavori e delle attività assegnate (edili, meccanici, elettrici, termoidraulici) interfacciandosi con la proprietà dell’immobile ove necessario

• Assicurare le attività di competenza della funzione anche attraverso servizi fuori sede se necessario

• Organizzare e gestire le attività inerenti al servizio di spedizione pacchi e corrispondenza verso l’esterno tramite fornitore

• Organizzare e coordinare la gestione della posta in arrivo con l’ausilio della Reception interna

• Supporto agli utenti interni al Servizio di Poste Italiane tramite il sito on line Postaonline

• Organizzare e coordinare la gestione dei posti auto di pertinenza delle società

• Supporto nell’organizzazione delle attività del programma Twice ((TotalEnergies Women’s Initiative for Communication and Exchange)

2. Manutenzione dei locali e degli impianti:

• Supervisionare il servizio di pulizia dei locali interni di pertinenza ed assicurarne il livello qualitativo previsto nelle specifiche contrattuali

• Coordinare il servizio di presidio diurno di building assistance

• Assicurare una corretta manutenzione del verde all’interno degli spazi di lavoro

• Verificare il rispetto delle specifiche contrattuali previste per il servizio di manutenzione dei seguenti impianti: elettrico, condizionamento, antincendio, riscaldamento e idrico-sanitario per quanto di pertinenza

• Assicurare la corretta esecuzione degli interventi di manutenzioni elettriche, antincendio, termoidrauliche ed edili

• Monitorare la situazione delle utenze elettriche per le società della Compagnia a MI

• Garantire la corretta organizzazionedel servizio di raccolta, trasporto e trattamento (smaltimento o riciclaggio) dei rifiuti prodotti presso gli uffici con la redazione del registro di carico e scarico rifiuti

• Supporto alla gestione amministrativa della tassa TARI e della dichiarazione annuale MUD

• Supporto alle attività amministrative e tecniche di richiesta e realizzazione di nuove utenze elettriche

3. Sicurezza delle attività per il personale e gli edifici/beni coinvolti:

• Garantire l’applicazione delle procedure di accesso e permanenza negli uffici da parte di personale, collaboratori, fornitori e visitatori.
• Gestire le aree interne, i parcheggi aziendali e le relative autorizzazioni all’accesso, i percorsi e la revisione della segnaletica interna nel rispetto delle procedure aziendali di controllo accessi e di sicurezza.
• Assicurare lo stato di efficienza delle dotazioni e degli impianti antincendio attraverso l’applicazione dei piani di manutenzione previsti.
• Assicurare lo stato di efficienza dei sistemi di controllo accessi e degli impianti antintrusione dei locali e collegamento ponte radio.
• Supportare la direzione HSE nella compilazione, nel controllo e verifica dei permessi di lavoro relativi alle attività di pertinenza della funzione.
• Verifiche periodiche e refill presidi medici di pronto soccorso e manutenzione apparecchi DAEE.
• Per la sede di competenza, recepire le necessità inerenti al proprio ambito e supportare le esigenze attuando soluzioni rispondenti agli standard aziendali e ai requisiti di salute e sicurezza.
• Verificare e mantenere lo stato di efficienza delle dotazioni e attrezzature degli impianti degli uffici.

RAL 34-36K

Candidate Profile

• Diploma o esperienza equivalente
• Esperienza precedente maturata in ambito Facility Management (almeno 5 anni)
• Esperienza nella gestione di commesse nell’ottica del rispetto dei tempi, dei costi e della qualità del servizio erogato
• Conoscenza dei sw di base pacchetto Office (Outlook, Word, Excel, Power Point)
• Conoscenza applicativo SAP
• Conoscenza della lingua inglese
• Integrità e autonomia nel rispetto dei compiti ricevuti
• Versatilità, reattività e proattività
• Ottime capacità di comunicazione e collaborazione
• Doti relazionali

TotalEnergies è una Compagnia multi-energia presente in oltre 120 Paesi. Opera lungo l'intera catena del valore dell'energia, includendo petrolio e gas, energie rinnovabili, elettricità, biocarburanti e soluzioni per la decarbonizzazione. Si impegna nella transizione energetica e nello sviluppo di un mix energetico più sostenibile, con l'obiettivo di fornire energia affidabile, accessibile e a minori emissioni di carbonio.