Assistenz der Geschäftsführung

Die Culinarius Management GmbH ist Teil der Culinarius Gruppe und beschäftigt sich mit Beratung, Management und der Entwicklung von Unternehmen und Projekten insbesondere in den Bereichen Gastronomie, Hospitality, Medien und Marketing.

Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine engagierte, strukturierte und absolut verlässliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) für 20 Stunden pro Woche.

Die Position verbindet klassische Geschäftsführungsassistenz mit kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben und bietet einen unmittelbaren Einblick in unterschiedliche Unternehmen und Projekte der Culinarius Gruppe.

Deine Aufgaben

Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und übernimmst insbesondere:

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und internen Abstimmungen

• Vorbereitung, Nachbereitung und Protokollierung von Besprechungen

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen

• Bearbeitung vertraulicher Informationen und Korrespondenz auf Geschäftsführungsebene

• Schnittstellenfunktion zu Mitarbeitern, Kunden, Partnern, Lieferanten und externen Dienstleistern

• Unterstützung bei organisatorischen, administrativen und strategischen Projekten

• Priorisierung und Nachverfolgung offener Aufgaben, Termine und Fristen

• Allgemeine Office-Management- und Assistenzagenden

• Sammlung, Prüfung und strukturierte Ablage von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

• Vorbereitung und Zuordnung von Belegen für die laufende Buchhaltung

• Kontrolle auf Vollständigkeit der buchhaltungsrelevanten Unterlagen

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Zahlungen und offenen Posten

• Abstimmung mit der Geschäftsführung und der externen Buchhaltung bzw. Steuerberatung

• Digitale Ablage und Dokumentation der Unterlagen

• Unterstützung bei administrativen Aufgaben rund um Monats- und Jahresabschlüsse

Requirements

• Langjährige Berufserfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Position
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Buchhaltungsvorbereitung und ein sehr gutes kaufmännisches Verständnis
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Rechnungen und administrativen Abläufen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten eigenständig zu setzen
• Hohe Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Professionelles und souveränes Auftreten
• Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität und lösungsorientiertes Denken
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und eng mit der Geschäftsführung zusammenzuarbeiten

Wir bieten

• Verantwortung in einem dynamischen und wachstumsorientierten Unternehmensumfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Einblick in zentrale Unternehmensentscheidungen
• Hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, aktiv mitzugestalten
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Weiterbildungs- und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten
• Zentraler Arbeitsplatz in unmittelbarer Nähe zum Stephansplatz
• Täglich frisches Obst im Büro
• Attraktives Gehaltspaket ab € 1.270 brutto/Monat bei 20 Wochenstunden Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung möglich